چگونگی استفاده از سامانه های نرم افزاری در مدیریت مالی

تعریف مدیریت مالی:

مدیریت مالی به اثر بخشی و کارایی پول به منظور دست یابی به اهداف سازمان گفته می شود.

رشته مدیریت مالی:

یکی از رشته های ارشد مجموعه مدیریت، مدیریت مالی است؛ رشته مدیریت مالی با رشته های حسابداری و اقتصاد ارتباط نزدیکی دارد و مدیران مالی نیازمند درک مهمی از ارتباط این رشته ها می باشند.

تاریخچه مدیریت مالی:

از روزی که اقتصاد در زندگی انسان ها نمایان شد، مدیریت منابع مالی نیز پا گرفت؛ بدان جهت که همیشه چگونگی افزایش سرمایه ها و تخصیص صحیح آن ها قابل توجه انسان ها بوده است؛

اما مدیریت مالی به عنوان یک رشته دانشگاهی، جدید است و از سال 1900 میلادی به عنوان یک رشته آکادمیک شناخته شد و با وقوع بحران مالی 1929 میلادی در دنیا به ویژه غرب، نقش برجسته ای در مسائل مالی یافت.

در دهه 1950 به تدریج فن آوری های مدرن به این رشته اضافه شد و مدیریت مالی به صورت یک علم نظام مند و به روز درآمد.

در ایران نیز رشته مدیریت مالی رشته ای نو پیدا می باشد و قدمت آن به بیش از دو دهه نمی رسد؛ در ابتدا مدیریت مالی بخش و زیرمجموعه مدیریت بازرگانی بود اما در سال 1381 به دلیل اهمیت جریان های مالی در سازمان ها و مدیریت آن ها گرایشی مستقل شد و تحت عنوان رشته مدیریت مالی در دانشگاه های ایران ایجاد شد.

مدیر مالی:

مدیر مالی یک مرکز نقش اساسی و محوری دارد، زیرا این مدیران اطلاعات مالی را در قالب ترازنامه و صورت های مالی ارائه می دهند و به برنامه ریزی و بودجه بندی دارایی ها و نحوه کسب و کار می پردازند؛

به عبارتی دیگر مدیر مالی در واقع سلامت مالی یک سازمان را مورد بررسی قرار می دهد، در نتیجه رشد اداره، بستگی به مدیر مالی دارد.

هویدا است که برای انجام چنین کارهایی، مدیر مالی باید تسلط و چیره دستی کافی داشته باشد و جزییات زیادی را مد نظر قرار دهد؛ به علت استقلال مدیر مالی در مدیریت امور مالی و منابع مالی کسب و کار، این شغل را می‌ توان بسیار حساس و مهم دانست.

وظایف مدیرمالی:

1-تصمیمات مبتنی بر سرمایه ‌گذاری

2- تصمیمات مبتنی بر تأمین مالی

3- تصمیمات مبتنی بر سیاست تقسیم سود

اهداف مدیر مالی:

دوام سازمان در صنعت
پیشگیری از پیدایش مشکلات مالی و ورشکستگی
سبقت گرفتن از رقبا
به حداکثر رساندن میزان فروش
به حداکثر رساندن میزان سوددهی
به حداقل رساندن میزان هزینه ها
به حداکثر رساندن رشد پیوسته سود

چرا مدیریت مالی مهم است؟

الف) کمک به سازمان ها در برنامه ریزی مالی

ب) یاری رساندن به سازمان ها در برنامه ریزی و جمع آوری بودجه

ج) کمک به سازمان ها در تصمیم گیری های حساس مالی

د) یاری رساندن به سازمان ها در استفاده و تخصیص بودجه دریافتی یا بودجه به دست آمده

ی) یاری رساندن به بهبود سودآوری سازمان ها، افزایش ارزش کلی شرکت ها یا سازمان ها

سیستم نرم افزاری مدیریت مالی:

امروزه سازمان ها برای کنترل امور مالی، راه‌های مختلفی پیش رو دارند؛

نرم افزارهای مالی تحت وب یکی از بهترین گزینه‌ها برای انجام این نمونه فعالیت‌ها محسوب می‌شوند که بر روی کامپیوتر یا هر چیزی که به اینترنت متصل است؛ کار می‌کنند. این برنامه‌ها به ‌راحتی در دسترس قرار می گیرند و شامل همه‌ ی تجهیزات مربوط به اپلیکیشن‌ها و سایر نرم‌افزارهای مالی می‌شوند.

این نرم‌ افزارها به کسب و کارها کمک می‌کنند تا درک عمیق‌ تری از تجارت خود و مدیریت آن به ‌دست بیاورند؛

نرم‌ افزار مدیریت مالی کمک می‌کند تا جریان مالی مرکز یا کسب و کار خود را دنبال کرده و شرایط مالی خود را بسنجند؛

با داشتن مدیریت نرم افزار می‌توان داد و ستدها را ثبت کرده، از معاملات گزارش تهیه کرده و مشتریان را مدیریت کرد.

نرم‌ افزار مدیریت مالی امکان دستور خرید صادر کرده، موجودی انبار را پیگیری کرده، صورت حساب مشتریان را تهیه کرده و حساب بانکی را تحت کنترل دارد.

الزام استفاده از نرم افزار های مالی:

استفاده از نرم افزارهای مدیریت مالی برای سازمان های بزرگ و کوچک مزایای زیادی دارد، برخی از این موارد را در این مطلب برای شما کاربران گرامی شرح خواهیم داد.

1-درک سریع اطلاعات و شرایط مالی به کمک نرم افزارهای مدیریت مالی

نرم‌ افزار مدیریت مالی می‌تواند تصویری از دریافتی‌ها، هزینه‌ها، سود و همینطور ضرر را در زمان واقعی نشان بدهد؛

می توان دستمزدها را مدیریت، صورت حساب‌های اختصاصی شده را ارسال و حساب بانکی را به جریان مالی نقدی متصل کرد، چنین نرم افزارهای مدیریتی، صاحبان کسب و کار را قادر می‌سازند تا نسبت به شرایط مالی و سود و زیان خود آگاهی پیدا کنند؛

همچنین کمک می‌کنند که برای زمان پرداخت مالیات سالانه برنامه‌ ریزی کرده و بتوان تقریباً تمامی‌ هزینه‌ها مستند شوند.

2-کنترل خرید و فروش مشتریان توسط نرم افزار مدیریت مالی

جذب مشتری برای تمامی‌ کسب و کارها بسیار مهم است و هر کسب و کاری تلاش می‌کند تا مشتری خود را راضی نگه دارد؛ با استفاده از نرم افزار مدیریت مالی و ماژول فروشگاه آنلاین می‌توان محاسبات و صورت حساب‌ها را به طورمستقیم از محیط نرم‌ افزار برای مشتری ایمیل کرد، درنتیجه تأخیرهای مدیریتی حذف خواهند شد، با این کار مشتریان از انجام فرایند سریع کارها خشنود می شوند؛

نرم افزار مدیریت مالی این امکان را ایجاد می کند که بدون نیاز به وارد کردن داده‌ها بتوان به صورت اتوماتیک داده‌های حساب بانکی را در دسترس داشته و عملیات‌های مورد نیاز انجام گیرد، بدین ترتیب در زمان صرفه‌جویی می شود.

3-کاهش احتمال خطا با استفاده از نرم افزار مدیریت مالی

با توجه به وقت گیر بودن جستجوی خطا و سپس ویرایش آن ها، برای هر کسب و کاری بهتر است، این زمان صرف اموری دیگر مانند تعامل با مشتری و سرمایه گذاری شود؛ با استفاده از نرم افزار مدیریت مالی احتمال خطا بسیار پایین می آید و در زمان نیز صرفه جویی می گردد.

4-گرفتن شرح معاملات،همگام سازی داده ها،مدیریت و کنترل کارت های اعتباری با نرم افزار های مدیریت مالی

نرم افزارهای مدیریتی اعم از امورمالی امکان همگام‌ سازی اطلاعات حساب بانکی تجاری خود را می‌دهند. درهر زمان که اراده شود می‌توان اطلاعات حاصل از معاملات انجام شده با کارت‌های اعتباری حساب‌های بانکی را در اختیارقرار گرفت.

سامانه امور مالی در مدارس هوشمند:

مدیریت فرایند های مالی برای مدارس که یک نهاد مستقل است؛ حائز اهمیت می باشد و وجود ابزارهایی که مدیریت امور سیستم مالی مدرسه را ساده تر کند، به یک الزام تبدیل شده است.

فرقی نمی کند که یک مدرسه دولتی باشد یا غیرانتفاعی، در هر صورت یک نرم افزار تخصصی برای این کار مانند حسابداری، حقوق و دستمزد، فروشگاه آنلاین، بوفه و مدیریت کیف پول الکترونیکی ، ژتون و رزرو غذا، درگاه پرداخت آنلاین، انبارداری و مدیریت اموال می تواند به مدیریت دقیق و مطلوب مدرسه کمک کند.

امور شهریه:

مدیریت امور شهریه، به ویژه در مدارس غیرانتفاعی، یکی از مراحل مالی مهم محسوب می شود؛

مدیریت نوع پرداخت ها، پرونده مالی داوطلب، محاسبه و ثبت نحوه دریافت و مدیریت دسترسی بدهکاران و صدور فاکتور های شهریه بخش هایی از یک سیستم مدیریت شهریه خوب می باشد؛

اما نکته مهمی که در ماژول امور شهریه قابل توجه می باشد، امکان تعامل همه‌ی اعضای مدرسه با سیستم است، به طوری که والدین نیز بتوانند از طریق یک پنل کاربری مخصوص به خود، وضعیت شهریه‌ها را مشاهده کرده و در صورت نیاز آن را پرداخت نمایند.

این نرم افزار شامل قابلیت گزارش گیری از تراکنش های مالی نیز می باشد، تا کاربران بتوانند وضعیت شهریه ها و پرداخت های خود را بررسی کنند.

همچنین ارسال پیامک یادآوری پرداخت نیز یکی دیگر از قابلیت های این نرم افزار می باشد؛ این بخش به صورت خودکار برای کاربران با ارسال پیامک، زمان اقساط شان را یادآور می شود و در نتیجه از احتمال فراموشی و عقب ماندن اقساط پرداختی جلوگیری می کند.

نرم افزار حقوق و دستمزد ویژه مدارس هوشمند:

مدیریت حقوق و دستمزد در هر مدرسه ای اعم از دولتی و غیرانتفاعی اهمیت داشته و به علت پیچیدگی های محاسباتی که دارد، می تواند وقت زیادی را از مدیر یا مسئول حسابداری بگیرد؛ به هر جهت پرداخت حقوق و دستمزد، بخش جدایی ناپذیر هر مدرسه ای محسوب می شود.

محاسبه ی دستمزد ساعات اضافه کاری، مرخصی ها، بیمه، مالیات، عائله مندی، ساعات فوق العاده تدریس و متفرقه ، نمونه ای از بخش هایی هستند که می توان آن هارا به کمک یک نرم افزار حقوق و دستمزد به راحتی و با دقت مدیریت کرد؛

کارکنان نیز با ورود به پنل کاربری خود می توانند فیش های حقوقی شان را مشاهده کرده و در صورت نیاز آن را دریافت کنند.

امکانات ماژول حسابداری آنلاین ویژه مدارس:

شاید در نگاه اول این سوال در ذهن تان جرقه بزند، که چرا نرم افزار آنلاین؟
برای آگاهی بیشتر در مورد حسابداری آنلاین، به شما پیشنهاد می گردد، در ابتدا مقاله حسابداری آنلاین را مطالعه بفرمایید.

https://www.twsh.ir/?app=content&catid=7&itemid=292

یکی از بخش های مهمی که در سیستم مالی مدرسه وجود دارد، نرم افزار حسابداری است؛

ممکن است در آغاز این طور به نظر برسد که مدارس می توانند از نرم افزار های حسابداری متداول برای مرکز خود استفاده کنند، هرچند این موضوع امکان پذیر است؛ اما اگر می‌خواهند بدون دغدغه، تمام بخش‌های سیستم مالی مدرسه را مدیریت کنند، باید به دنبال نرم‌افزاری باشند که مطابق با دستورالعمل مالی مدارس (طبق قوانین آموزش و پرورش )برنامه نویسی شده باشد.

یک نرم افزار حسابداری خوب باید دارای امکان ثبت و اصلاح سند حسابداری باشد و تهیه انواع ترازنامه ها در سیستم مالی مدرسه را به مخاطب خود نشان بدهد؛

نرم افزاری که شامل سرفصل کل معین و ریزمعین نیز می باشد؛

همچنین یکی دیگر از اجزای برجسته ای که در یک نرم افزار حسابداری مهم به شمار می رود، امکان گزارش گیری کامل از تراکنش های مالی است، در نتیجه مدیر یا مسئول حسابداری مدرسه می تواند به دلخواه خود تراکنش های مدنظرشان را در بازه های زمانی مقصودشان به طور کامل بررسی کند.
از سوی دیگر یکی از بخش هایی که در چنین نرم افزاری باید به آن توجه کرد، قابلیت مدیریت چک ها نیز می باشد.

فروشگاه آنلاین:

تمامی صاحبان کسب و کار به دنبال روشی مقرون به صرفه برای معرفی محصولات و خدمات خود هستند، مدارس هم از این موضوع مستثنی نیستند، مدارس با نرم افزار (ماژول) فروشگاه آنلاین می توانند، اطلاعات محصول خود را همچون کتاب و پی دی اف های آموزشی و... در قسمت اطلاعات اولیه فروشگاه ثبت نمایند و در نتیجه به فروش رسانند.

یکی از مزیت های استفاده از فروشگاه آنلاین، امکان گزارش گیری از وضعیت فروش می باشد و همچنین با مراجعه به لیست سفارشات، مسئول مربوطه از وضعیت سفارش ها مطلع می گردد.

فروشگاه ویژه مدارس هوشمند:

ماژول فروشگاه برای آن دسته از مدارسی که علاقه مند به فروش حضوری هستند، اما به نرم افزاری نیاز دارند که لیست اقلام فروشگاه و فاکتور خرید به مسئول فروش نمایش داده شود، تعبیه شده است.

در این فروشگاه نام خریدار باید ثبت گردد و اقلام توسط دستگاه بارکد خوان شناسایی و قیمت گذاری می شوند، در نتیجه فروش راحت تر از قبل به انجام می رسد.

هزینه خرید به صورت نقد و یا توسط کارت حضور وغیاب (کیف پول الکترونیک) پرداخت خواهد شد.

مسئول فروش می تواند در پایان تایم کاری خود و یا هر زمانی که مدنظر دارد، با مراجعه به گزارش فروش، از سود و یا درآمد به دست آمده اطمینان حاصل نماید.

اتوماسیون تغذیه ویژه مدارس:

دانش‌آموزان، بخش زیادی از وقت خود را در مدرسه می‌گذرانند واز آن جایی که تغذیه‌ی مناسب در سنین کودکی و نوجوانی، تاثیر قابل توجهی در رشد و بازدهی درسی بچه‌ها ایفا می‌کند، نقش اتوماسیون تغذیه هم در این موضوع پررنگ می شود؛

اتوماسیون تغذیه این امکان را به داوطلب می دهد که به سادگی برای روز ویا هفته ای که پیش رو دارد غذا رزرو کند؛

داوطلب با ورود به پنل داوطلبی خود از طریق اپلیکیشن می تواند لیست خوراکی های قابل سفارش را مشاهده نماید و با توجه به سلیقه خود به صورت آنلاین غذای مورد نظرش را انتخاب کند.

از مزیت دیگر این اتوماسیون، می توان کیف پول الکترونیکی را نام برد، داوطلب علاوه بر پرداخت به صورت آنلاین می تواند قبل ازخرید کیف پول الکترونیکی خود را شارژ کند و پرداخت هزینه خوراکی به صورت خودکار از اعتبار کیف پول الکترونیکی اش کسر شود؛

علاوه بر این موارد؛ والدین نیز می توانند جداگانه غذا و یا میان وعده رزرو کنند و از تغذیه فردای فرزندشان اطمینان حاصل نمایند.

همچنین لغو سفارش داده شده و بازگشت هزینه نیزقبل ازسررسید تاریخ سفارش امکان پذیر می باشد.

نرم افزار انبارداری ویژه مدارس هوشمند:

یکی از مهم ترین نرم افزار ها برای کنترل مبادلات کالایی در مدارس، نرم افزار مدیریت انبارداری یا اتوماسیون انبارداری می باشد؛

در اتوماسیون انبارداری شمارش موجودی انبار و آمار ورود و خروج کالا به انبار به صورت لحظه ای و به طور خودکار اندازه گیری می شود.

اتوماسیون انبارداری توانایی نگهداری و محاسبه بهای تمام شده کالاها و خدمات را دارا می باشد.

برخی از مزایای انبارداری در مدارس:

انواع گزارش گیری انبارداری توسط گزارش سازهای مختلف

ثبت رسید، حواله و انتقال انبار به انبار براساس تاریخ تولید و انقضای کالای مورد نظر

محاسبه قیمت تمام شده

و...

مدیریت اموال:

در ماژول مدیریت اموال می توان، اموال مدرسه را ثبت و ویرایش کرد و بدین صورت اطلاعات و آمار کاملی از اموال به صورت آپدیت، در دسترس مدیریت و مسئول مربوطه قرار می گیرد.

سامانه مدرسه هوشمند پویان و سامانه آموزشگاه پویان که جهت مدیریت هوشمند تمامی فرایندهای مدارس و آموزشگاه های آزاد از جمله آموزشگاه زبان، آموزشگاه موسیقی، آموزشگاه قرآنی و مذهبی، آموزشگاه فنی حرفه ای و مانند آن کاربرد دارد از برترین سامانه های یکپارچه مدیریت هوشمند ERP است که شامل سامانه امور شهریه، حقوق و دستمزد، حسابداری آنلاین، فروشگاه آنلاین، درگاه پرداخت، فروشگاه(بوفه)، مدیریت اموال، اتوماسیون تغذیه و ... نیز می شود.

برای آشنایی بیشتر با سامانه پویان از لینک های انتهای صفحه استفاده کنید.

شکیبا باشید...